Apps EscolaresEl precio de la licencia en un presupuesto es la cifra más fácil de comparar y la menos útil. Un sistema más barato que necesita el doble de formación, una integración de pago y una migración de datos puede costar más en tres años que el caro. Antes de firmar, calcula el coste total de propiedad.
Los costes que hay que sumar
Revisa cada coste durante toda la duración del contrato, normalmente de tres a cinco años.
Licencias. Comprueba cómo se calculan: por alumno, por miembro del personal, por centro o con una tarifa fija. Pregunta qué pasa cuando cambia el número de matriculados y cuál es el precio el segundo y el tercer año. Las subidas anuales son habituales y a menudo están en la letra pequeña.
Implantación y configuración. Muchos proveedores cobran una tarifa única por la configuración. Pregunta qué incluye exactamente.
Migración de datos. El traslado de datos desde tu sistema antiguo puede estar incluido, cobrarse aparte o quedar a tu cargo. Si queda a tu cargo, cuenta el tiempo del personal.
Formación. ¿Cuántas horas incluye? ¿Es en directo o grabada? ¿Cuánto cuesta la formación adicional cuando llega personal nuevo?
Integraciones. Conectar el sistema con tu SIS, el inicio de sesión único, el sistema de contabilidad o el LMS puede requerir un complemento de pago, un conector de terceros o tiempo de desarrollo.
Hardware y dispositivos. Algunos sistemas necesitan dispositivos concretos, escáneres, lectores de tarjetas o una versión mínima del navegador.
Tiempo del personal. Es el coste que más se olvida. Si un sistema añade diez minutos de tareas administrativas al día a cada persona de secretaría, eso es un coste real a lo largo de un año. Lo contrario también vale: por un sistema que ahorra tiempo merece la pena pagar más.
Soporte. ¿Incluye soporte telefónico o solo por correo electrónico? ¿Hay un nivel premium y lo necesitarás en épocas de mucho trabajo, como la temporada de boletines?
Costes de salida. ¿Cuánto cuesta irse? ¿Puedes exportar todos tus datos, en qué formato y con qué coste? Un sistema del que es difícil salir se vuelve caro en el momento de la renovación.
Una plantilla sencilla
Copia esta tabla en una hoja de cálculo y rellénala para cada opción que estés valorando. Usa la duración completa del contrato.
| Coste | Año 1 | Año 2 | Año 3 |
|---|---|---|---|
| Licencias | |||
| Configuración e implantación | |||
| Migración de datos (tarifas o tiempo del personal) | |||
| Formación | |||
| Integraciones y complementos | |||
| Hardware | |||
| Tiempo extra del personal (o tiempo ahorrado, en negativo) | |||
| Mejoras de soporte | |||
| Total |
Calcula el tiempo del personal en horas y multiplícalo por un coste medio por hora. Las cifras aproximadas bastan. El objetivo es comparar las opciones con la misma base.
Preguntas para la negociación
- ¿Pueden fijar el precio durante todo el contrato o limitar las subidas anuales?
- ¿Se incluye la configuración o la formación si firmamos por tres años?
- ¿Hay descuento para un grupo de centros que compren juntos?
- ¿Hay un precio para centros de nuestro tamaño, en lugar de la tarifa estándar por alumno?
- ¿Qué pasa con nuestro precio si baja el número de matriculados?
La compra conjunta suele marcar una diferencia real. Las redes de centros, los distritos escolares, las diócesis y las administraciones locales suelen conseguir mejores condiciones que un centro solo.
Gratis no siempre es gratis
Las apps gratuitas pueden ser la opción adecuada. Google Classroom y Khan Academy son gratuitas y están bien hechas. Pero comprueba cómo se financia un producto gratuito. Si el modelo de negocio depende de la publicidad o de vender funciones premium a las familias, asegúrate de que eso no choca con tu política de privacidad. Nuestra lista de comprobación de privacidad explica qué buscar.
Los planes gratuitos también cambian. Varias apps de clase populares han recortado sus planes gratuitos con los años. Antes de organizar las rutinas de todo un centro en torno a un plan gratuito, comprueba cuánto cuesta el plan de pago, por si lo necesitas más adelante.
Resumen
Compara las opciones por su coste total durante todo el contrato, no por el precio de la licencia. Cuenta el tiempo del personal, la migración y las integraciones. Consigue por escrito un límite a las subidas de precio y comprueba lo fácil que es irse antes de comprometerte a quedarte.