Apps EscolaresSi preguntas a un centro cuántas apps usa, la respuesta sincera suele ser “no estamos seguros”. Los docentes se dan de alta en herramientas gratuitas, los departamentos compran sus propias suscripciones y los contratos antiguos se renuevan automáticamente. El resultado es una larga lista de apps con funciones que se solapan, credenciales que los alumnos olvidan y datos del alumnado repartidos entre empresas que nadie ha revisado.
Una auditoría de apps lo soluciona en unas pocas semanas. Así se hace.
Paso 1: encuentra todas las apps
No las encontrarás todas solo con el sistema de contabilidad. Usa varias fuentes:
- Contabilidad y compras. Todas las suscripciones que paga el centro o el distrito escolar.
- Registros del inicio de sesión único. Si los alumnos inician sesión con Google o Microsoft, la consola de administración muestra las apps de terceros a las que se han conectado.
- Registros de extensiones del navegador y de la tienda de apps en los dispositivos gestionados.
- Una encuesta breve al personal. Pide a los docentes que enumeren las apps que usan con los alumnos, incluidas las gratuitas. Que sea rápida, y deja claro que nadie se va a meter en un lío.
Reúnelo todo en una hoja de cálculo con estas columnas: nombre de la app, para qué se usa, quién la usa, número de usuarios activos, coste anual, fecha de renovación del contrato, si guarda datos del alumnado y si se ha revisado su privacidad.
Paso 2: agrupa las apps por función
Ordena la lista según lo que hace cada app, no según cómo la llama el proveedor. Los grupos habituales son:
- Tareas y materiales del curso (gestión del aprendizaje)
- Mensajes a las familias (comunicación con familias)
- Cuestionarios y comprobaciones de comprensión (evaluación)
- Conducta y recompensas (gestión del aula)
- Práctica de asignaturas (apps de aprendizaje)
Los solapamientos saltan a la vista en cuanto agrupas la lista. Es habitual encontrar dos o tres apps que envían mensajes a casa, lo que significa que las familias reciben notificaciones de todas y no leen ninguna.
Paso 3: compara el uso con el coste
Para cada app de pago, calcula el coste por usuario activo. Muchas apps muestran los usuarios activos en su panel de administración. Busca:
- Licencias de pago para muchos más usuarios de los que inician sesión en realidad.
- Apps que usa un solo docente pero que se pagan a nivel de centro.
- Apps en las que nadie ha iniciado sesión este trimestre.
Paso 4: decide si conservar, fusionar o eliminar
Revisa cada grupo y decide:
- Conservar. La app es la herramienta principal para su función, se usa mucho y ha superado una revisión de privacidad.
- Fusionar. Dos apps hacen lo mismo. Elige una y planifica el cambio.
- Eliminar. Poco uso, ya existe una opción mejor o no ha superado la revisión de privacidad.
- Permitir el uso individual. Algunas herramientas especializadas sirven bien para una asignatura. Consérvalas, pero con revisión de privacidad y sin licencia para todo el centro.
Cuando dos apps compiten por la misma función, implica a quienes las usan. Una decisión tomada sin los docentes se ignorará en silencio.
Paso 5: retira las apps como es debido
Eliminar una app no consiste solo en cancelar la suscripción:
- Comunica al personal la fecha en que dejará de usarse y qué usar en su lugar.
- Exporta los datos que necesites conservar, como trabajos o notas de los alumnos.
- Pide al proveedor que borre los datos del alumnado y consigue la confirmación por escrito.
- Quita la app del inicio de sesión único y de los dispositivos gestionados.
Paso 6: mantén la lista al día
Una auditoría solo sirve si se mantiene actualizada. Pon en marcha dos cosas:
- Una lista pública de apps aprobadas que los docentes consulten antes de dar de alta a los alumnos. Nuestra lista de comprobación de privacidad explica qué revisar antes de añadir una app a esa lista.
- Una revisión anual un mes antes de que se renueve la mayoría de los contratos, para que las cancelaciones lleguen a tiempo.
Qué consigues
Los centros que terminan una auditoría suelen acabar con menos credenciales para los alumnos, menos mensajes para las familias, menos gasto en licencias que no se usan y un registro claro de dónde están los datos del alumnado. Los docentes también obtienen una respuesta clara a “¿qué app debo usar para esto?”, lo que ahorra tiempo a todos.